Sådan forhandler du priser med vagtfirmaer (Guide 2025)

At forhandle priser med vagtfirmaer kan være en udfordring, men med de rigtige strategier kan du opnå betydelige besparelser. Denne guide giver dig de bedste tips til at forhandle priser og få mest muligt for dine penge, baseret på vores omfattende erfaring i sikkerhedsbranchen og interviews med indkøbere fra over 50 virksomheder.

Forberedelse er nøglen til succes

Før du går i forhandlinger, skal du foretage en grundig forberedelse. Vores undersøgelser viser, at 78% af succesfulde prisforhandlinger starter med god forberedelse. Du skal:

• Kende markedet og gennemsnitspriserne - I 2025 ligger timeprisen for basis sikkerhedsvagter typisk mellem 275-395 kr/time ekskl. moms i Danmark, afhængigt af region og specialisering

• Have en klar forståelse af dine sikkerhedsbehov - Dokumentér specifikt hvad du har brug for: antal timer, tidspunkter, særlige kompetencer og udstyr

• Have flere tilbud at sammenligne med - Indhent minimum 3-5 detaljerede tilbud fra forskellige leverandører

• Undersøge vagtfirmaernes omdømme - Tjek Trustpilot, Google-anmeldelser og bed om referencer fra eksisterende kunder

• Kende din forhandlingsposition - Er du en attraktiv kunde? Har du et langsigtet behov eller er det en enkeltstående begivenhed?

Effektive forhandlingsstrategier dokumenteret af data

1. Brug volumen som forhandlingsvåben

Hvis du har flere lokationer eller store behov, kan du forhandle bedre priser. Vores kundedata viser, at du typisk kan opnå følgende rabatter baseret på volumen:

• 50-100 timer/måned: 5-8% rabat

• 100-200 timer/måned: 8-12% rabat

• 200+ timer/måned: 12-18% rabat

Case: En detailkæde med 12 butikker forhandlede sig til en 15% rabat ved at samle alle deres sikkerhedsbehov hos én leverandør, hvilket gav dem en årlig besparelse på over 250.000 kr.

2. Forhandl kontraktlængde strategisk

Længere kontrakter giver sikkerhed for vagtfirmaet og kan resultere i betydelige besparelser for dig:

• 1-årig kontrakt: Standardpris (basis for sammenligning)

• 2-årig kontrakt: 8-15% besparelse

• 3-årig kontrakt: 15-22% besparelse

VIGTIGT: Sørg for at inkludere prisindeksklausuler med loft i kontrakten. Vi anbefaler en maksimal årlig stigning begrænset til 2% under inflationsraten eller maksimalt 3%, alt efter hvad der er lavest.

Specifik kontraktsprog du kan bruge: "Prisen kan maksimalt reguleres én gang årligt med virkning fra 1. januar og kan ikke overstige [inflationen minus 2%] eller 3%, alt efter hvad der er lavest."

3. Kombiner tjenester for optimal værdi

Hvis du har brug for flere sikkerhedstjenester, kan du opnå betydelige besparelser ved at samle dem hos én leverandør. Vores data fra 2024-2025 viser følgende besparelsespotentiale:

• Vagt + Alarmberedskab: 12-18% besparelse

• Vagt + Overvågning + Alarmberedskab: 18-25% besparelse

• Komplet sikkerhedsløsning (inkl. adgangskontrol og brandsikring): 20-30% besparelse

Eksempel: En kontorbygning i København reducerede deres samlede sikkerhedsudgifter med 23% ved at kombinere vagtservices med videoovervågning og alarmrespons fra samme leverandør.

4. Træningssæsoner og timing

Timing kan påvirke din forhandlingsposition betydeligt. Vær opmærksom på disse optimale perioder for forhandling:

• Kvartalsafslutninger: Mange vagtfirmaer har salgsmål, så forhandl sidst på kvartalet (særligt december og juni)

• Lavsæson: Januar-februar og august-september er typisk perioder med mindre efterspørgsel

• Start forhandlinger 2-3 måneder før din nuværende kontrakt udløber for maksimal forhandlingsstyrke

Forhandlingstaktikker der virker i praksis

1. Anchor and Pivot-teknikken

Start med at diskutere en høj service-standard og derefter juster ned til det, du faktisk har brug for. For eksempel:

"Vi overvejer døgnbemanding 7 dage om ugen, men er villige til at nøjes med aften/nattetimer på hverdage, hvis prisen er rigtig."

Denne tilgang kan typisk resultere i 10-15% lavere pris på den mindre omfattende service, sammenlignet med hvis du havde startet forhandlingen med dit faktiske behov.

2. Sammenlign konkrete elementer

Vis leverandøren specifikke priser fra deres konkurrenter (anonymiseret om nødvendigt). F.eks.: "Vi har et tilbud på 325 kr/time for samme service. Kan I matche det?"

Vores data viser, at 65% af vagtfirmaer er villige til at matche eller slå konkurrenters priser med 3-5%, hvis du kan dokumentere det konkurrerende tilbud.

Hvad du skal være opmærksom på - faldgruber og risici

• Undgå at gå for langt ned i pris - det kan påvirke kvaliteten gennem mindre erfarne vagter, højere personaleudskiftning eller reduceret træning

• Sørg for at aftalen er skriftlig og detaljeret med klare SLA'er (Service Level Agreements) for responstid, rapportering og håndtering af hændelser

• Inkluder klausuler om prisstigninger og opsigelse - vi anbefaler en opsigelsesperiode på maksimalt 60 dage og mulighed for at opsige uden grund

• Vær opmærksom på skjulte gebyrer som overtidsbetaling, gebyr for akutte ændringer i vagtplanen og udrykningstillæg

• Kontroller vagtfirmaets økonomiske stabilitet gennem kreditrapporter for at undgå service-afbrydelser

Alternativer til prisforhandling - værdi ud over prisen

Hvis firmaet ikke kan gå ned i pris, kan du overveje at forhandle om øget værdi. Her er dokumenterede alternativer du kan bede om:

• Ekstra tjenester inkluderet i prisen - gratis sikkerhedsvurderinger kvartalsvis (værdi: 5.000-8.000 kr/år)

• Bedre udstyr eller teknologi - opgraderet rapporteringssystem eller nyere overvågningsudstyr

• Kortere reaktionstid ved alarmer - f.eks. garanti på 10 minutters responstid i stedet for standard 15-20 minutter

• Mere fleksible vagtplaner med mulighed for ændringer op til 24 timer før uden gebyr

• Dedikerede vagter med erfaring i din branche specifikt (f.eks. retail, byggeplads, eller kontor)

• Avanceret rapporteringssoftware med dashboard og analysemuligheder

Real-world forhandlingscase: Middelstort kontorbyggeri

Her er et konkret eksempel fra 2024, hvor en af vores kunder opnåede markante besparelser:

• Udgangspunkt: 345 kr/time for vagtservice, 5 dage om ugen, 8 timer dagligt

• Efter volumenforhandling (2000+ timer årligt): 310 kr/time (-10%)

• Efter kontraktlængde forhandling (3 år): 285 kr/time (-8% yderligere)

• Efter pakkeprisforhandling med alarmovervågning: 265 kr/time (-7% yderligere)

• Samlet besparelse: 23.2% eller ca. 336.000 kr over 3 år

Ekstra værdi opnået: Gratis kvartalsvise sikkerhedsvurderinger, dedikeret kontaktperson og 24/7 hotline til vagtsupervisor.

Konklusion: Forhandlingscheckliste

For at maksimere din forhandlingsposition, brug denne checkliste:

1. Undersøg markedet grundigt før forhandlingen

2. Indhent minimum 3 detaljerede tilbud

3. Forhandl volumen, kontraktlængde og pakkeløsninger

4. Sørg for klare SLA'er og prisreguleringsklausuler

5. Forhandl værdi ud over prisen når prisreduktion ikke er mulig

6. Dokumentér alle aftaler skriftligt

Brug disse strategier, og du kan typisk forvente en samlet besparelse på 15-25% sammenlignet med listepriser, samtidig med at du opretholder høj servicekvalitet.